Conditions générales d’utilisation et de vente

Le « Prestataire » désigne PILOT CONSEILS, éditeur et commercialisateur de Kease. Le « Client » désigne la personne morale identifiée dans les conditions particulières. Le « Service » désigne les modules Kease expressément souscrits. Les « Données Client » désignent les données, documents et paramétrages déposés ou produits pour le Client.

Le contrat comprend les conditions particulières, les présentes conditions, l’accord de traitement des données et, le cas échéant, un devis ou un avenant signé. En cas de contradiction, les conditions particulières prévalent, puis l’accord de traitement des données pour son objet, puis les présentes conditions.

Kease est exclusivement proposé aux personnes agissant pour leurs besoins professionnels. Le Client déclare contracter pour la gestion administrative, comptable, sociale, financière ou d’audit de son activité, et non en qualité de consommateur. Toute protection impérative éventuellement applicable demeure réservée.

Le signataire confirme être mandataire social ou disposer d’une délégation valable et suffisante. Il garantit l’exactitude des informations et justificatifs remis. Kease peut demander une preuve actualisée et suspendre l’activation en cas de doute légitime.

Avant la signature, le Client peut télécharger le projet complet et prend connaissance des fonctionnalités, prérequis, prix, unités facturées, durée, engagement, résiliation, support, sécurité et réversibilité. Il demande l’exécution dès la validation des prérequis commerciaux et techniques.

Le Prestataire concède au Client un droit professionnel, non exclusif, non cessible, non transférable et limité à la durée du contrat d’accéder au Service en mode SaaS. Chaque personne morale identifiée par son SIREN souscrit séparément, y compris une société liée, filiale ou SCI distincte.

Le périmètre fonctionnel est celui des modules activés et de leur documentation, à l’exclusion des fonctions indiquées comme préparatoires, pilotes ou non activées. Le conseil, les développements spécifiques, les reprises complexes, la formation et l’assistance renforcée nécessitent un devis ou un avenant.

Kease est un outil technique d’enregistrement, de traitement, de collaboration, de documentation et d’export. PILOT CONSEILS n’exerce pas, du seul fait de l’abonnement, une mission d’expertise comptable, de commissariat aux comptes, de conseil juridique, fiscal ou social, ni une prestation de gestion de paie.

En Comptabilité, le Client ou son professionnel mandaté reste responsable des paramétrages, écritures, pièces, rapprochements, options fiscales, déclarations, comptes annuels, validations et clôtures. Inviter un expert-comptable ne crée aucune lettre de mission. Le rôle défini dans Kease détermine qui prépare, révise, déclare et clôture.

En Social, l’employeur reste responsable des identités, contrats, convention collective, classifications, variables, absences, taux, événements, échéances, paiements, bulletins et DSN. Les indicateurs de Gestion sont des aides à la décision et non une garantie de résultat.

Kease Audit est réservé aux professionnels habilités. Ils demeurent responsables de l’acceptation et du maintien de mission, de l’indépendance, de la déontologie, des normes applicables, des travaux, de la supervision, de la documentation, des conclusions et de l’opinion.

L’activation intervient après vérification du mandataire social ou du délégataire, signature du contrat et validation du mandat SEPA. La date d’activation horodatée constitue le point de départ de la facturation et, pour chaque société Comptabilité, de la période initiale.

Le Client désigne ses administrateurs, maîtrise les habilitations, retire les accès inutiles, utilise des comptes nominatifs et protège ses identifiants. Il signale toute compromission à l’adresse de support. Toute tentative d’accès à des données tierces, de contournement ou de partage de compte est interdite.

Le Client garantit l’exactitude, l’exhaustivité, la licéité et la disponibilité des données confiées à Kease. Il reste responsable des validations métier, dates, options fiscales et sociales, coordonnées bancaires, destinataires, pièces et échéances.

Une déclaration, facture électronique ou transmission n’est réputée déposée que lorsqu’un accusé de réception ou un statut de succès provenant du destinataire compétent est affiché. Un statut préparatoire, généré, envoyé ou en attente ne vaut pas acceptation. Les contrôles et alertes Kease ne remplacent pas la revue humaine requise.

Kease Comptabilité constitue une prestation annuelle par société : 348 euros HT pour douze mois à compter de l’activation, réglés en douze mensualités de 29 euros HT. Kease Social est facturé 9 euros HT par mois et par salarié actif ou en congé. Kease Audit est facturé 10 euros HT par dossier et par mois actif. Kease Gestion est inclus. Les conditions particulières signées font foi.

Chaque SIREN activé en Comptabilité constitue une unité engagée distincte. La clôture ou le dépôt des déclarations, l’archivage, la désactivation, la suppression, l’export, la cessation ou l’absence d’utilisation avant le terme ne met pas fin à l’engagement. La réouverture ou recréation du même SIREN ne permet pas de le contourner.

Les salariés et dossiers facturables sont mesurés selon leur définition contractuelle et l’arrêté mensuel horodaté. Le Client ne peut modifier artificiellement un statut, déplacer une unité ou supprimer temporairement des données afin d’éluder la facturation.

Les prix sont hors taxes et fermes pendant la période initiale. Toute évolution tarifaire est annoncée au moins trente jours à l’avance et ne s’applique à une société Comptabilité qu’après le terme de sa période initiale.

La facturation est mensuelle et payable à trente jours. Le prélèvement est réalisé uniquement sur le fondement du mandat SEPA signé et conservé dans Kease. Sa révocation ou son expiration n’éteint aucune créance et oblige le Client à fournir un autre moyen de paiement accepté.

Le Client signale rapidement toute contestation détaillée. La contestation ne suspend pas le paiement des montants non contestés. À défaut de paiement, les pénalités sont exigibles sans rappel au taux de refinancement de la Banque centrale européenne majoré de dix points, sans être inférieur à trois fois le taux d’intérêt légal. L’indemnité forfaitaire de recouvrement est de 40 euros.

Le contrat-cadre est à durée indéterminée. Chaque société activée dans Kease Comptabilité est soumise à un engagement initial ferme de douze mois. Au terme de cette période, l’unité se poursuit pour une durée indéterminée.

Chaque partie peut résilier depuis l’espace client ou par écrit à support@kease.fr, avec un préavis de trente jours. Pour une société encore engagée, la résiliation prend effet au plus tôt au terme des douze mois. La clôture, le dépôt d’une déclaration, la cessation, la dissolution ou un changement d’expert-comptable ne constituent pas une résiliation, sous réserve des règles impératives.

Une fin anticipée reste possible d’un commun accord, en cas de manquement essentiel non réparé dans les trente jours d’une mise en demeure, de force majeure définitive ou lorsqu’une règle impérative l’exige. La résiliation d’un module n’emporte pas automatiquement celle des autres.

Kease peut suspendre le Service en cas de risque de sécurité, fraude, usage illicite, violation grave des habilitations, atteinte aux droits d’un tiers ou instruction d’une autorité. En cas d’impayé, la suspension peut intervenir huit jours après une mise en demeure restée sans effet, sauf urgence ou récidive.

Une suspension imputable au Client ne suspend pas l’engagement ni la facturation des unités activées. Dans la mesure compatible avec la sécurité et la loi, Kease préserve un accès de consultation et d’export. Une suspension ne vaut ni suppression ni résiliation.

Le Prestataire met en œuvre des moyens raisonnables pour assurer la disponibilité, la maintenance et la correction du Service. Des interruptions peuvent résulter d’une maintenance, d’une intervention de sécurité, d’un fournisseur, d’Internet ou d’un cas de force majeure.

Les incidents sont signalés à support@kease.fr. Sauf niveau de service expressément souscrit, aucun délai contractuel de rétablissement n’est garanti. Les incidents bloquant l’accès, l’intégrité des données ou une échéance métier sont traités en priorité.

Le Prestataire met en œuvre des mesures proportionnées aux risques : gestion des accès, séparation logique des organisations, chiffrement lorsque approprié, journalisation, protection des fichiers, sauvegardes et procédures de restauration. Aucune mesure ne supprime tout risque et chaque partie respecte ses propres obligations de sécurité.

Les sauvegardes visent la reprise du Service et ne constituent pas l’archivage légal du Client. Celui-ci effectue les exports nécessaires. L’archive scellée Audit doit être activée dans le parcours de clôture. Chaque partie informe l’autre sans délai indu d’un incident affectant les données.

Le Client conserve ses droits sur ses données et autorise leur traitement uniquement pour exécuter le contrat, sécuriser le Service et respecter les obligations légales.

Les exports standards sont inclus pendant la période active. Une demande de restitution peut être formulée au plus tard dans les trente jours suivant la fin effective du contrat. Le Client vérifie les fichiers remis. Une conversion, reprise ou assistance spécifique nécessite un devis.

Après la période de réversibilité, les données actives sont supprimées ou rendues inaccessibles conformément à la politique documentée, sous réserve des sauvegardes à rotation, archives, preuves, journaux, factures, contentieux et obligations légales. Le Client reste responsable des durées de conservation propres à son activité.

Pour les données de compte, de facturation, de sécurité et de prévention de la fraude traitées pour ses propres finalités, le Prestataire agit comme responsable de traitement. Pour les données métier traitées sur instruction, le Client est responsable de traitement et le Prestataire sous-traitant. L’accord figurant en fin de page applique l’article 28 du RGPD.

Chaque partie protège les informations confidentielles reçues et ne les communique qu’aux personnes qui en ont besoin et sont tenues à la confidentialité. Cette obligation demeure cinq ans après la fin du contrat, sans limite tant qu’un secret d’affaires ou une donnée protégée conserve ce caractère.

Le Service, sa marque, ses interfaces, composants, modèles génériques, documentations et mises à jour restent la propriété du Prestataire ou de ses concédants. Le Client ne peut contourner les mesures de sécurité, extraire massivement le Service, tenter d’en reconstituer le code, le revendre ou l’utiliser pour développer un service concurrent, sauf droit impératif.

Le Client garantit disposer des droits et bases légales nécessaires sur les contenus importés. Chaque partie prend en charge les réclamations de tiers directement causées par la violation de ses propres garanties.

Le Prestataire exécute son obligation essentielle de mise à disposition avec diligence. Il ne garantit pas qu’un résultat métier dépendant de données sources, paramétrages, décisions professionnelles ou services tiers soit exempt d’erreur. Aucune clause ne prive une obligation essentielle de sa substance.

Chaque partie répond des dommages directs, certains et prévisibles causés par son manquement. Sous réserve des règles impératives, la responsabilité cumulée du Prestataire sur douze mois est plafonnée aux sommes HT payées ou restant dues pour les services et unités directement concernés pendant les douze mois précédant le premier fait générateur.

Le plafond ne s’applique pas à la fraude, la faute lourde ou dolosive, l’atteinte corporelle ou aux responsabilités légalement non limitables. Les pertes indirectes, notamment d’opportunité, de marge, d’image ou de clientèle, sont exclues dans les limites permises.

Certaines fonctions reposent sur des services tiers : infrastructure, messagerie, registres publics, connexion bancaire ou Qonto pour l’exécution des prélèvements. Le Prestataire reste responsable de ses obligations mais ne contrôle pas leurs décisions, délais, rejets ou indisponibilités.

Une fonction de télétransmission fiscale, sociale, de facturation électronique ou de paiement n’est opérationnelle que si elle est indiquée comme activée et si les habilitations, agréments, partenaires, certificats et prérequis nécessaires sont en vigueur. Le présent contrat ne présente pas Kease comme plateforme agréée, partenaire EDI, organisme de paie, expert-comptable ou autorité de certification.

Aucune partie n’est responsable d’un manquement empêché par un événement répondant à l’article 1218 du Code civil. Elle informe l’autre, limite les effets et reprend l’exécution. Si l’empêchement dépasse trente jours et prive durablement le contrat de son objet, les services affectés peuvent être résiliés sans indemnité pour l’avenir.

Kease associe le document à une session authentifiée et à un code à usage unique, puis scelle les empreintes du projet, du document signé et du dossier de preuve. Les journaux, accusés, horodatages, emails et empreintes sont recevables entre les parties jusqu’à preuve contraire.

Ce procédé constitue une signature électronique simple, et non une signature qualifiée. La forme électronique ne suffit pas à écarter son effet juridique ou sa recevabilité, conformément aux articles 1366 et 1367 du Code civil et à l’article 25 du règlement eIDAS. Le PDF signé est envoyé au signataire et reste téléchargeable.

Le parcours est proposé en français. Avant de demander le code, le Client voit la société, les modules, les unités, les prix et la durée, puis peut télécharger le projet complet. Il peut interrompre le parcours et demander une correction à support@kease.fr. La saisie du code constitue la confirmation définitive. Kease met alors le contrat signé et son accusé à disposition dans l’espace autorisé, tente d’en adresser une copie électronique aux contacts enregistrés et l’archive avec son dossier de preuve.

Les modifications substantielles sont annoncées au moins trente jours à l’avance, sauf urgence légale ou de sécurité. Si une modification réduit une fonction essentielle ou accroît matériellement les obligations du Client, celui-ci peut résilier le service affecté avant sa prise d’effet, sans pénalité pour l’avenir. Une nouvelle version ne crée pas rétroactivement un engagement minimum.

Le Client ne cède pas le contrat sans accord écrit. Le Prestataire peut le céder avec son activité Kease, après information et sans réduction des droits du Client. La nullité d’une clause n’affecte pas les autres et l’absence d’exercice d’un droit ne vaut pas renonciation.

Cet article s’applique uniquement lorsque les conditions cumulatives de l’article L. 221-3 du Code de la consommation sont réunies : contrat conclu hors établissement entre professionnels, objet n’entrant pas dans le champ de l’activité principale du Client et Client employant au plus cinq salariés. Il ne crée aucun droit supplémentaire lorsque ces conditions ne sont pas remplies.

Lorsque ce régime est applicable, le Client dispose de quatorze jours à compter de la conclusion du contrat pour notifier sa rétractation sans avoir à la motiver. Si l’exécution a commencé à sa demande avant la fin du délai, il reste redevable du montant proportionnel aux services effectivement fournis jusqu’à sa notification. La demande d’activation immédiate ne vaut pas, à elle seule, renonciation au droit légalement applicable.

Formulaire type à envoyer à PILOT CONSEILS, 4 square Frédéric Vallois, 75015 Paris, France, ou à support@kease.fr : « Je/nous vous notifie/notifions par la présente ma/notre rétractation du contrat de services Kease. Société et SIREN : ____. Contrat conclu le : ____. Nom et qualité du signataire : ____. Adresse : ____. Date : ____. Signature uniquement en cas d’envoi papier : ____. »

Pour les données métier, le Client agit comme responsable de traitement et PILOT CONSEILS comme sous-traitant. Le traitement dure pendant le contrat et les périodes de réversibilité, sauvegarde ou conservation applicables. Kease suit les instructions documentées et signale une instruction qui lui paraît illicite.

Traitements encadrés

Les opérations comprennent l’import, l’hébergement, l’organisation, le calcul, la consultation, la transmission demandée, l’export, la sauvegarde, la restauration et la suppression. Elles peuvent concerner les utilisateurs, salariés, dirigeants, clients, fournisseurs, partenaires, tiers bancaires et personnes mentionnées dans les dossiers, ainsi que leurs données d’identité, comptables, fiscales, bancaires, sociales, de paie, de gestion et d’audit.

Obligations de Kease

• traiter les données uniquement sur instruction documentée du Client ;
• soumettre les personnes autorisées à la confidentialité ;
• maintenir des mesures de sécurité adaptées au risque ;
• encadrer les sous-traitants ultérieurs par des obligations équivalentes ;
• encadrer tout transfert international conformément au RGPD ;
• assister le Client pour les droits, analyses d’impact et consultations ;
• informer le Client sans délai indu dès qu’il a connaissance d’une violation ;
• restituer puis supprimer les données selon les règles de réversibilité ;
• fournir les informations de conformité et permettre un audit raisonnable.

Sous-traitants et transferts

Le Client autorise de manière générale les prestataires nécessaires à l’hébergement, la messagerie, la sécurité, le support et aux fonctions souscrites. Il est informé d’un changement significatif et peut formuler une objection documentée fondée sur un risque réel. Les traitements sont privilégiés dans l’Espace économique européen ; tout transfert repose sur une garantie prévue par le RGPD.

Obligations du Client

Le Client dispose d’une base légale, informe les personnes concernées, limite les données au nécessaire, définit les durées utiles, documente ses instructions, protège ses terminaux et maîtrise les destinataires, habilitations et exports ordonnés.